La administración de Mercantil Colpatria S.A. (en adelante la “Compañía” o “Mercantil Colpatria”) ha dispuesto de un Data Room para dar cumplimiento a las normas contenidas en el Código de Comercio, que hacen referencia a los documentos que deben ser puestos en conocimiento de los accionistas de cara a la realización de la Asamblea General Ordinaria, que se llevará a cabo el próximo viernes 27 de marzo de 2026. La información disponible por este medio es aquella que la administración de Mercantil Colpatria tiene almacenada de manera digital. En consecuencia, los documentos sujetos a exhibición de acuerdo con las reglas contenidas en el Código de Comercio, que no se encuentran disponibles en este canal, podrán ser consultados en medio físico en las oficinas que la compañía ha dispuesto para tal fin ubicadas en la carrera 7 No. 24. 89 piso 43, previa solicitud efectuada al correo electrónico accionistas@mercantilcolpatria.com y dentro del siguiente horario que se ha dispuesto para no afectar la operación de la Sociedad: lunes a viernes de 8:30 am a 1:00 pm.

 

El acceso a la información mencionada a través de este canal no suprime su condición de dato reservado y confidencial, razón por la cual se restringe su conocimiento a terceras personas diferentes de los accionistas de la Compañía.

 

1. DEFINICIONES

Para los efectos de estos términos y condiciones de uso del Data Room de Mercantil Colpatria, los siguientes términos tendrán los significados que a continuación se indican:

 

“Data Room”: El conjunto de documentos y archivos electrónicos contenidos en el sistema virtual proporcionado por la administración de la Compañía, para el acceso de los accionistas a través de la página web de Mercantil Colpatria, en el ejercicio del derecho de inspección 2025.

“Información Confidencial”: Cualquier información contenida en los documentos, archivos, informes, y demás material accesible a través del Data Room o que sea suministrada en el ejercicio del derecho de inspección 2025 se considera confidencial, incluyendo, pero no limitándose a, información financiera, comercial, operativa, técnica, de clientes, proveedores, acuerdos, contratos, estrategias de negocio y cualquier otra información considerada confidencial por la Compañía.

“Usuario”: La persona natural o jurídica autorizada para acceder al Data Room.

“Información Sujeta al Derecho de “Inspección”:  el conjunto taxativo y específico de libros y papeles de la sociedad que, de conformidad con lo dispuesto en el Código de Comercio y la jurisprudencia de la Superintendencia de Sociedades, deben ser puestos a disposición de los accionistas para que puedan informarse sobre la situación de la compañía. Este derecho se circunscribe exclusivamente a los siguientes documentos:

1. Libros de contabilidad y sus soportes:Comprende los libros de contabilidad, así como los comprobantes documentos de la sociedad, pero únicamente en la medida en que sean los soportes de los asientos contables incluidos en los libros de contabilidad.
2. Correspondencia relacionada con el objeto social:Incluye las comunicaciones, tanto enviadas como recibidas por la sociedad, que estén directamente relacionadas con el desarrollo de sus negocios sociales.
3. Libros y actas de órganos sociales:Abarca los siguientes tres libros específicos: (i) el libro de registro de accionistas; (ii) el libro de actas de la asamblea general de accionistas y (iii) el libro de actas de la junta directiva.
4. Documentación relevante para la toma de decisiones de la asamblea general de accionistas:Corresponde al conjunto de documentos que la administración debe presentar al máximo órgano social para la reunión ordinaria de fin de ejercicio, en los términos del artículo 446 del Código de Comercio:
   • Los estados financieros de propósito general del cierre del ejercicio.
   • El proyecto de distribución de utilidades, con el correspondiente sustento técnico, contable y financiero.
   • El informe de gestión de los administradores, que debe contener un análisis sobre la evolución de los negocios y la situación económica, administrativa y jurídica de la sociedad.
   • El informe del revisor fiscal, si lo hubiere.

“Información Reservada”: información o secciones de documentos que, aun cuando reposen en los archivos de la Compañía , no serán exhibidas cuando correspondan a (i) secretos empresariales o industriales, (ii) información amparada por secreto profesional, o (iii) datos que, de ser divulgados, puedan ser utilizados en detrimento de Mercantil Colpatria S.A., en los términos del artículo 48 de la Ley 222 de 1995 y los pronunciamientos de la Superintendencia de Sociedades. En estos eventos, la Compañía podrá censurar u omitir los datos sensibles, permitiendo el acceso únicamente al contenido que se encuentre dentro del alcance legal del derecho de inspección.

 

2. RESTRICCIONES DE USO

El Usuario se compromete a:

 

2.1. Uso Exclusivo: La información disponible en el Data Room solo debe ser utilizada para el propósito específico para el cual se le ha otorgado el acceso, esto es el derecho de inspección en curso.

2.2. Prohibición de Divulgación: Se prohíbe compartir la información contenida en el Data Room con terceros sin la autorización expresa de la Compañía, excepto en los casos en que se permita para la evaluación o asesoría.

2.3. No Uso Personal: No utilizar la Información Confidencial para fines personales o de beneficio directo o indirecto propio o de terceros.

2.4. Restricción de Descarga, Transcripción y Cualquier medio de Reproducción: El Usuario se compromete a no descargar, copiar, reproducir, imprimir, trascribir, distribuir o de cualquier otra forma replicar la información contenida en el Data Room, en los libros y en los documentos que hacen parte del Derecho de Inspección, a menos que medie el consentimiento expreso y por escrito de Mercantil Colpatria. La información podrá ser visualizada únicamente dentro del entorno seguro del Data Room y para los fines expresamente autorizados.

2.5. No Suplantación de Persona: El Usuario se compromete a no hacerse pasar por otra persona ni suplantar la identidad de ningún individuo o entidad al acceder o utilizar el Data Room. El acceso al Data Room deberá ser realizado únicamente por la persona o entidad autorizada, y no se permitirá la utilización de credenciales o información personal de otro individuo o entidad sin su consentimiento expreso.

2.6. Uso de la Información: el Usuario se obliga a no usar cualquier elemento, diseño, software o rutina para interferir o intentar interferir con el funcionamiento adecuado del Data Room, o de la pagina web de la Compañía o cualquier otra actividad que sea llevada a cabo en el sitio web de Mercantil Colpatria.

 

3. OBLIGACIONES DEL USUARIO

El Usuario se compromete a:

 

3.1. Confidencialidad: Mantener la confidencialidad absoluta sobre toda la Información Confidencial obtenida del Data Room, adoptando todas las medidas necesarias para proteger dicha información contra el acceso no autorizado o la divulgación inapropiada.

3.2. Acceso Restringido: Asegurarse de que solo personas autorizadas accedan a la Información Confidencial dentro de su organización o entorno profesional y que tales personas también se adhieran a los términos de confidencialidad establecidos.

3.3. Uso del Portal: No intentar descifrar, descompilar o valerse de cualquier otro medio para tratar de descubrir el código fuente, código objeto de la estructura del sitio web.

3.4. Abstenerse de reproducir la información: Abstenerse de descargar, copiar, imprimir, fotografiar, transcribir, grabar o reproducir por cualquier medio, análogo o digital, la información contenida en el Data Room o en los documentos físicos. La inspección es exclusivamente visual.

3.5. No interferencia: Abstenerse de entorpecer el normal funcionamiento de las operaciones de la Compañía. En consecuencia, las consultas físicas se atenderán en el horario y lugar definidos por la administración.

3.6. Prohibición de alteración: Abstenerse de realizar anotaciones, enmendaduras, marcas o cualquier tipo de alteración sobre los documentos físicos o digitales.

3.7. Alcance del derecho: el Usuario se obliga a abstenerse de formular, bajo el pretexto del derecho de inspección, entrevistas, interrogatorios o cuestionarios a trabajadores, administradores, contratistas o proveedores de la Compañía, o cualquier otra actuación distinta de la revisión documental aquí regulada.

 

4. RESPONSABILIDAD POR INCUMPLIMIENTO Y TERMINACIÓN DEL ACCESO

Cualquier incumplimiento de las restricciones y obligaciones establecidas en los numerales 2 y 3 anteriores, constituirá una violación de este acuerdo y podrá dar lugar a sanciones o acciones legales correspondientes. En caso de incumplimiento de las disposiciones aquí establecidas, el Usuario será responsable de todos los daños y perjuicios que Mercantil Colpatria pueda sufrir como resultado de dicha infracción, incluidos, pero no limitados a, pérdidas económicas, daño a la reputación y costes legales derivados de la violación de las obligaciones de confidencialidad.

 

Mercantil Colpatria se reserva el derecho de suspender o revocar el acceso al Data Room en cualquier momento a los Usuarios que incumplan con las condiciones de uso del Data Room.

 

5. ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES

El acceso al Data Room está condicionado a la aceptación de los términos y condiciones establecidos en este documento. Al acceder al Data Room, el Usuario confirma que ha leído, comprendido y acepta cumplir con los términos y condiciones aquí establecidos.